Rijssenbeek Advocaten, 9 november 2020

De AVG en de gebruikersverklaring voor de VvE

Bij ingebruikgeving van het appartement aan een ander, dient de eigenaar ervoor te zorgen dat die ander het gebruik verkrijgt na ondertekening van en afgifte aan het bestuur van een gebruikersverklaring. Daarmee verklaart de gebruiker dat hij zich zal houden aan de splitsingsakte, het huishoudelijk reglement alsmede eventuele regels als bedoeld in artikel 5: 128 van het Burgerlijk Wetboek (zoals de besluiten van de vergadering van eigenaars).

Sinds de komst van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) denken sommige eigenaars dat zij op grond van de AVG niet meer verplicht zijn om deze gebruikersverklaring af te geven. Dit is onjuist.

De AVG geeft in artikel 6 lid 1 aan op welke gronden persoonsgegevens mogen worden verwerkt. De gronden voor de VvE zijn voornamelijk: wettelijke grondslag (artikel 6 lid 1 sub c) en gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f).

De wettelijke grondslag voor de VvE voor het verwerken van persoonsgegevens volgt uit artikel 5:126 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek. Dit artikel geeft aan dat de VvE erop toe dient te zien dat de regels van de VvE worden gehandhaafd. Hiervoor dient zij te beschikken over de persoonsgegevens van de bewoners die in het appartement wonen en over een verklaring dat de gebruikers zich eveneens zullen houden aan de regels. Aansluitend bevatten alle akten een bepaling waarin staat dat het bestuur een register van de bewoners dient bij te houden en dat de eigenaars bij ingebruikgeving van het appartementsrecht verplicht zijn een door de gebruiker/huurder ondertekende gebruikersverklaring te overleggen.

De middels de gebruikersverklaring opgevraagde persoonsgegevens zijn noodzakelijk om te voldoen aan het voorgaande en (indien nodig) te identificeren of de bewoner ook werkelijk diegene is die de gebruikersverklaring heeft ingevuld en ondertekend. De VvE heeft dan ook een ‘gerechtvaardigd’ belang bij deze verwerking. Een gebruikersverklaring treft u hierbij aan.

Het voorgaande betekent dat de VvE voldoende grondslagen heeft voor het verwerken van de gebruikersverklaring en de persoonsgegevens die hierop staan. De grondslag voor deze verwerking berust dan ook op zowel de wet als het gerechtvaardigd belang.

Dit belang van de VvE wordt ook erkend in de rechtspraak. Zo wees de Rechtbank Rotterdam een vordering van de VvE tot afgifte van een gebruikersverklaring door een eigenaar toe. De rechtbank erkent hiermee het belang van de VvE bij gebruikersverklaringen. De VvE moet immers kunnen nagaan wie van het appartement gebruik maakt en wie zij op dat gebruik kan aanspreken.

Voor vragen kunt u contact opnemen bestuur@vvelichttoren.nl

--

Rijssenbeek Lawyers, 9 November 2020

The GDPR and the user statement for the VvE

When the apartment is put into use by someone else, the owner must ensure that the other person obtains the use after signing and handing over a user statement to the board.
By doing so, the user declares that he will comply with the deed of division, the internal regulations as well as any rules as referred to in Article 5: 128 of the Civil Code (such as the resolutions of the owners' meeting).

Since the advent of the GDPR (General Data Protection Regultion), some owners believe that they are no longer obliged to provide this user statement under the GDPR. This is incorrect.

Article 6(1) of the GDPR specifies the grounds on which personal data may be processed. The grounds for the VvE are mainly: legal basis (Article 6(1)(c)) and legitimate interest (Article 6(1)(f)).

The legal basis for the VvE for the processing of personal data follows from Article 5:126 paragraph 3 of the Dutch Civil Code. This article indicates that the VvE must ensure that the rules of the VvE are enforced. To do this, it must have the personal data of the residents living in the apartment and a statement that the users will also comply with the rules. Subsequently, all deeds contain a provision stating that the board must keep a register of the occupants and that the owners are obliged to submit a user statement signed by the user/tenant when the apartment right is put into use.

The personal data requested through the user statement are necessary to comply with the foregoing and (if necessary) to identify whether the resident is actually the person who completed and signed the user statement.
The VvE therefore has a 'legitimate' interest in this processing. A user statement can be found attached.

The foregoing means that the VvE has sufficient grounds for processing the user statement and the personal data contained therein. The basis for this processing is therefore based on both the law and the legitimate interest.

This interest of the VvE is also recognized in case law.
For example, the District Court of Rotterdam granted a claim by the VvE for the issuance of a user statement by an owner. In doing so, the court acknowledges the importance of the VvE in user statements. After all, the VvE must be able to check who is using the apartment and who it can hold accountable for that use.

If you have any questions, please contact bestuur@vvelichttoren.nl